Эффективная стратегия смягчения указанных рисков заключается в упреждающем документальном подтверждении стоимости, получаемой клиентом от текущих торговых операций, и предоставлении ему этой информации. Эффективным средством организации и документального оформления такой информации является стоимостное досье клиента (Customer Value File).
Есть и друтие важные причины для ведения стоимостного досье. Различные подразделения организации-клиента могут узнать из ее досье о деятельности своей компании по другим направлениям. Например, отдел закупок клиента узнает о том, как строятся отношения между поставщиком и подразделением разработок и проектирования; оно, в свою очередь, получает информацию об обеспечении производства поставщиком, а производственный отдел узнает, как обстоят дела какого-то другого отдела компании с поставщиком. Без стоимостного досье клиента достижения поставщика могут быть оценены по достоинству только узким кругом лиц и не окажут никакого влияния на оргаиизацию-клиента в целом. Досье клиента защищает поставщика от узко сосредоточенной атаки со стороны любого из функциональных подразделений клиента.
Стоимостное досье клиента помогает продавцу удерживать устойчивые позиции и документально подтверждает историю деловых отношений с клиентом. Кроме того, оно позволяет топ-менеджерам клиента оцепить вклад продавца в их компанию в целом и может послужить отличной темой стратегических совещаний представителей высшего руководства клиента и продавца. Досье клиента может сослужить хорошую службу компаниям, стремящимся к реализации долгосрочных стратегических программ со своими приоритетными клиентами, продемонстрировав глубину отношений, уже существующих между ними.
Часто представители компаний заявляют: «Если бы нам удалось организовать встречу с вице-президентом, мы бы действительно сдвинули этот проект с мертвой точки». Стоимостное досье клиента — это инструмент, позволяющий организовать такую встречу.